CURSO DE PREPARATÓRIO CERTIFICAÇÃO PMP DO PMI

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Planejando as comunicações do projeto

Um início promissor para qualquer projeto é, tão logo tenha sido designado o seu gerente (também chamado de líder do projeto, coordenador do projeto, dentre outros nomes) e tenha sido concluída a fase de planejamento organizacional, obter: 1) a lista de todas as partes envolvidas no projeto; 2) a Matriz de Designação de Responsabilidades (normalmente uma tabela onde se relacionam nas colunas as pessoas participantes e nas linhas as principais fases do projeto, e preenche-se a matriz resultante, indicando responsabilidades como: participa, responde, revisa, aprova); e 3) a lista da equipe designada para o projeto.

Conhecendo todos os envolvidos, vale a pena montar, sem hesitar, um ?Diretório das Partes Envolvidas no Projeto?, na forma de um catálogo telefônico expandido. Por quê? Todos já tiveram ou podem vir a ter experiência de participar de um projeto e, num determinado dia em que se é o único membro da equipe ainda trabalhando, receber uma ligação importante que requer o contato de um participante do projeto, do qual se desconhece o número de telefone ou outra informação que possa localizá-lo.

O passo seguinte é conhecer quem deve receber qual informação e quais os instrumentos (reuniões, formulários etc.) a serem utilizados para disponibilizá-la. Essas informações devem ser buscadas não só com a equipe executora, mas também junto ao cliente, patrocinador, gerente do projeto, fornecedores e demais partes envolvidas. A partir desse levantamento, efetuam-se análises cruzadas, procurando reduzir o número de formulários ou instrumentos por meio da integração entre as informações de forma mais dirigida e compacta.

O resultado desse trabalho envolve gerar um plano de produção e distribuição das informações que, na versão mais simples e direta, pode ser emitido na forma de tabela, tendo como anexos exemplos de cada um dos instrumentos adotados (normalmente são reuniões, formulários, relatórios ou gráficos) citados no plano. As colunas dessa tabela tipicamente trazem: nome do instrumento, nome do emissor responsável, forma de distribuição (telefonema, reunião, cópia xerox, e-mail, gravar no diretório do projeto?), periodicidade de distribuição, para quem este deve ser encaminhado, onde fica a versão original do documento. Outras colunas podem ser agregadas por demanda específica. Se tudo isso parecer complicado, deve-se pensar de novo: quando não se quer esquecer o que levar para a reunião com o presidente da empresa deve-se fazer uma lista de verificação por escrito! Quando o assunto é para ser tratado por muita gente e deve ser continuamente utilizado por todas elas, não há lugar para ?regras do jogo? não escritas. Afinal, o objetivo não é terminar o projeto com sucesso?

Com um plano de comunicações montado é fundamental ?vendê-lo? a todos os envolvidos e, de fato, implementá-lo. Ajustes poderão ser necessários, mas é normal que isso ocorra. A ?venda? não deve ser feita só no lançamento do plano; é necessário que seja contínua. Além disso, deve-se lembrar a todos que a comunicação é como o ar ? se não ?respirarmos? as comunicações como combinado, o projeto morrerá